Các phương pháp giúp quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả

Khách hàng được xem là yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của một doanh nghiệp. Do đó tài nguyên khách hàng được xem là vấn đề tiên quyết đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Vậy làm sao để quản lý dữ liệu khách hàng được hiệu quả? Cùng TAKAS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Data khách hàng là gì trong doanh nghiệp?

Data khách hàng hay còn được gọi là dữ liệu khách hàng bao gồm toàn bộ thông tin của bộ phận kinh doanh do nhân viên thu thập được trong quá trình khách hàng mua sắm hay sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là công cụ phục vụ cho các chiến dịch marketing nhằm nghiên cứu khách hàng.

Data khách hàng sẽ bao gồm thông tin chi tiết về khách hàng như thông tin liên lạc với số điện thoại cá nhân, email,… Thông qua những dữ liệu cá nhân, đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ gửi đến những chương trình khuyến mãi, đợt sale, nguồn hàng tới khách hàng theo một tần suất nhất định.

Thông qua những thông tin quảng cáo giúp cho nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tư vấn, cung cấp cho khách hàng những thông tin họ muốn. Đồng thời đây cũng là một cách khai thác data khách hàng về thị hiếu, nhu cầu khách hàng và cách phân loại khách hàng tiềm năng, đồng thời xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

2. Quản lý dữ liệu khách hàng là gì?

Vậy quản lý dữ liệu khách hàng là gì? Quản lý dữ liệu khách hàng tức là quản lý toàn bộ danh sách thông tin định danh và thông tin hành vi của khách hàng. Sau đó, phân chia khách hàng thành từng nhóm theo mục đích sử dụng danh sách khách hàng khác nhau: thị trường/nhóm phụ trách, phương pháp tiếp cận,…

Quản lý khách hàng được xem là nhiệm vụ vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp rất nhiều. “Khách hàng là thượng đế”, khách hàng chính là đối tượng tạo ra doanh thu. Mục đích rõ ràng của quản lý khách hàng chính là thu hút khách hàng và giữ chân khách hàng. Nắm bắt được điều này, các doanh nghiệp, cửa hàng có thể thu thập thông tin khách hàng, tìm kiếm và thu hút thêm các khách hàng, tiếp tục duy trì mối quan hệ với những khách hàng đã gắn bó trước đó.

3. Các phương pháp giúp quản lý dữ liệu hiệu quả

Doanh nghiệp sở hữu data khách hàng phong phú, đa dạng nhưng không biết quản lý sao để đạt hiệu quả tối đa. TAKAS sẽ liệt kê một số phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả như sau:

Quản lý việc cấp quyền truy cập

Các doanh nghiệp nên tiến hành kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập của người dùng vào các thông tin, dữ liệu. Không phải dữ liệu nào cũng chia sẻ cho tất cả nhân viên mà nên chỉ chia sẻ cho người quản lý quyền truy cập. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo cho việc sử dụng và bảo toàn dữ liệu.

Bảo mật dữ liệu, thông tin khách hàng

Điều quan trọng nhất trong quản lý dữ liệu khách hàng là bảo mật thông tin bởi các thiệt hại về bảo mật và quản lý dữ liệu thông tin khách hàng sẽ gây ra thiệt hại rất lớn về tiền bạc, thời gian và công sức của doanh nghiệp. Do đó khi tiến hành thu thập các thông tin của khách hàng như email, tên, số điện thoại,.. thì phải đảm bảo tính bảo mật thông tin khách hàng tránh để bị phát tán ra ngoài. Bởi thông qua việc này, doanh nghiệp mới có thể xây dựng lòng tin với khách hàng, tránh bị kiện tụng.

Sao lưu dữ liệu thường xuyên

Việc dữ liệu khách hàng bị đánh mất có thể gây ra những ảnh hưởng lớn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu và bảo vệ khách hàng, gia tăng độ đáng tin cậy, các doanh nghiệp nên tiến hành sao lưu dữ liệu một cách thường xuyên.

Dọn dẹp lại kho dữ liệu

Nhiều thông tin khi chưa được sàng lọc đúng cách sẽ trở nên lỗi thời và không có hữu ích trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc sao lưu dữ liệu doanh nghiệp cũng cần phải có kế hoạch dọn dẹp dữ liệu định kỳ. Điều này giúp loại bỏ được những dữ liệu không cần thiết và tránh lãng phí tài nguyên.

Thu thập thông tin dữ liệu cần thiết

Doanh nghiệp chỉ nên thu thập những thông tin thực sự cần thiết và mang đến những giá trị lợi ích cho việc kinh doanh. Nhiều khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu nếu bị hỏi quá nhiều về các thông tin cá nhân hay cuộc sống thường ngày của họ. Nên doanh nghiệp nên chọn lọc những câu hỏi khảo sát thực sự cần thiết để đưa vào dữ liệu khách hàng chính xác nhất.

Đầu tư vào các phần mềm quản lý data khách hàng

Khi công nghệ ngày càng phát triển thì việc dữ liệu của khách hàng càng cần phải được bảo vệ theo cách thông minh nhất và an toàn nhất. Thực tế, các doanh nghiệp đã không còn lưu trữ dữ liệu khách hàng bằng những bảng tính excel cơ bản nữa. Thay vào đó, các phần mềm quản lý data khách hàng đang là sự lựa chọn hoàn hảo nhất như CRM là 1 ví dụ điển hình.