Mục lục
Mục lục
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển gắn kết nhân sự của doanh nghiệp. Vậy cần phải làm gì để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả?
Truyền thông nội bộ (Internal communications) là việc doanh nghiệp xây dựng, kết nối các hoạt động nhằm củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty.
Nội dung chính của truyền thông nội bộ thông thường là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
Nhân sự đóng vai trò cốt lõi trong việc hình thành và phát triển của công ty, thế nên mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp thông tin liên tục, giúp kết nối hiệu quả giữa các bộ phận với những thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ cũng quyết định việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành và nuôi dưỡng văn hoá thương hiệu, với kết quả là sự trung thành của mọi nhân viên.
Truyền thông nội bộ có chức năng truyền tải thông tin trong doanh nghiệp
Việc công khai thông tin, cung cấp thông tin cụ thể, kịp thời sẽ giúp nhân viên trong doanh nghiệp được tôn trọng. Nhân viên cần phải biết các hoạt động, tình hình phát triển doanh nghiệp.
Đây cũng là cách thỏa mãn khao khát thông tin về công ty, dự án mà họ đang làm việc, đang nỗ lực đóng góp. Truyền thông nội bộ khi được làm tốt sẽ giúp nhân viên nhìn nhận được vai trò của mình trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ giúp khái quát cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Vai trò của truyền thông nội bộ là tạo ra sự tương tác. Tin tức cần truyền đi và nhận lại hiệu quả giữa nhân viên, cấp trên, các bộ phận với nhau. Truyền thông nội bộ giúp cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hiệu quả.
Truyền thông nội bộ là xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Vai trò truyền thông nội bộ là giúp thể hiện văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên những giá trị trong việc giao tiếp giữa các cá nhân trong tập thể.
Văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, phát triển là điều cần thiết là tài sản vô hình của doanh nghiệp, góp phần tạo nên sức mạnh lớn lao của doanh nghiệp. Công ty tạo ra được văn hóa doanh nghiệp thấm nhuần tư tưởng nhân viên, là cơ sở niềm tin góp phần quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. hóa doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ giúp gia tăng sự kết nối, đóng góp ý kiến kết nối trong công ty
Mục tiêu cốt lõi của truyền thông nội bộ là gia tăng đối thoại giữa đôi bên. Giữa cấp trên và nhân viên. Thế nên thay vì việc truyền thông tin từ trên xuống một cách nhàm chán như: gửi hàng loạt email mà không ai đọc, dán thông báo không ai nhìn mà thay vào đó là các cuộc tương tác, đàm thoại đầy tính xây dựng giữa 2 bên.
Doanh nghiệp cần phải xem xét rằng tình hình truyền thông nội bộ hiện tại của doanh nghiệp đã hiệu quả hay chưa. Cần phát huy gì, loại bỏ gì. Từ đó mới triển khai công việc truyền thông nội bộ hiệu quả được.
Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông
Bước này nhằm xác định những thông tin cụ thể cần đưa ra và đưa tới ai.
Không phải lúc nào truyền thông nội bộ cũng sẽ tiến hành rộng rãi trong khắp doanh nghiệp nên việc xác định đối tượng truyền thông cũng rất quan trọng.
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông
Đây là bước quan trọng và cốt lõi của các chiến lược. Để lên mục tiêu hiệu quả, người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc SMART.
Nguyên tắc SMART:
S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable: Đo lường được
A – Attainable: Có thể đạt được
R – Relevant: Thực tế
T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
Bạn cần xác định rõ chiến lược truyền thông nội bộ là gì và hiểu rõ chiến lược cần bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận nào nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, lên chiến lược sẽ giúp hạn chế những sai sót không đáng có.
Sau khi xác định phương pháp ở bước 4, việc tiếp theo cần làm là lập kế hoạch hành động gồm những việc làm cụ thể mà doanh nghiệp sẽ phải triển khai.
Để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ hay chưa, cần có khâu đo lường và đánh giá hoạt động, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý hơn cho các hoạt động tiếp theo.
Việc đo lường hiệu quả chiến dịch cụ thể nhất là khảo sát ý kiến của nhân viên. Lắng nghe ý kiến của nhân viên sẽ biết được hiệu quả chiến dịch truyền thông đến đâu. Cần phát huy gì, cải thiện điều gì.
Hiện nay có rất nhiều phương tiện hỗ trợ cho hoạt động truyền thông nội bộ, cụ thể:
Kênh: Giao tiếp trực tiếp
Tương tác trực tiếp giữa các cá nhân là phương thức được khuyến khích sử dụng nhất để tối ưu hiệu quả truyền thông.
Việc truyền đạt trực tiếp sẽ giúp đường truyền thông tin nhanh chóng hiệu quả và đặc biệt là tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.
Truyền thông qua các cuộc họp
Các cuộc họp, giao ban nội bộ thường được sử dụng để truyền tải những thông tin quan trọng như: đánh giá hoạt động, tổng kết, khen thưởng, triển khai chiến dịch mới,… lúc này cũng là kênh lý tưởng để truyền thông nội bộ vì ở đây chắc chắn sẽ có sự thảo luận, đóng góp ý kiến của các thành viên.
Truyền thông qua Email
Kênh truyền thông này dùng cho các thông báo, công văn, quyết định quan trọng, mang tính chất công việc. Email có thể truyền tải tin tức rất nhanh trên diện rộng.
Mạng xã hội nội bộ
Là kênh giao tiếp hiệu quả nhất trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết các thành viên trong tổ chức. Mạng xã hội nội bộ cung cấp một không gian trực tuyến để các thành viên giao lưu, chia sẻ cảm xúc.
Trên đây là một số thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
