Mục lục
Mục lục
Không thể phủ nhận những lợi ích khi bạn biết cách sắp xếp công việc hiệu quả. Nhưng liệu bạn có đang áp dụng các cách này trong công việc hằng ngày của mình?
Quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp hiệu suất lao động tăng cao và tối ưu hoá hoạt động doanh nghiệp. Để sắp xếp công việc hiệu quả và năng suất, bạn cần biết cách lên kế hoạch cũng như rèn luyện cho mình một thói quen nhất định. Dưới đây 6 cách quản lý công việc hiệu quả mà bạn cần ghi nhớ.
Nếu muốn sắp xếp công việc hiệu quả thì việc đầu tiên cần làm là phải liệt kê ra các đầu mục công việc phải hoàn thành đúng không nào. Thế nên bạn hãy liệt kê cả công việc chính và công việc hỗ trợ. Việc làm này sẽ giúp bạn không bỏ sót các công việc nhỏ nhặt và những công việc không trực tiếp liên quan.
Phân loại công việc là quá trình vô cùng quan trọng bởi chắc chắn mức độ ưu tiên công việc là khác nhau, deadline cũng khác nhau phải không nào bởi không có điều gì tệ hơn việc bạn dành quá nhiều thời gian trong ngày để giải quyết những việc kém quan trọng rồi chẳng đặt được hiệu quả gì cả.
Sắp xếp công việc ưu tiên từ trên xuống dưới để lên lịch làm việc cho phù hợp bạn nhé.
Để hoàn thành công việc phải thực hiện rất nhiều bước thế nên hãy hình dung trong đầu kế hoạch cụ thể của từng công việc. Nếu được hãy dành ít thời gian mỗi ngày để lên kế hoạch công việc cho ngày mai hoặc tuần kế tiếp nhé.
Lên kế hoạch thì phải có mục tiêu phải không nào? Mục tiêu là kim chỉ nam chỉ bạn đến đích hiệu quả cũng như giúp bạn có động lực hơn, làm việc hăng say hơn.
Những công việc nào đã hoàn thành thì hãy đánh dấu lại và đánh giá mức độ hoàn thành của công việc dựa trên mục tiêu đã đặt ra trước đó. Điều này sẽ giúp bạn biết được mình đã làm tốt hay chưa. Và cần trau dồi thêm điểm nào để với công việc tương tự lần sau sẽ làm tốt hơn.
Kỹ năng giới hạn thời gian quả thật rất quan trọng. Chúng ta có 8 tiếng mỗi ngày để làm việc nhưng liệu bạn đã sử dụng hết quỹ thời gian 8 tiếng đó để thực hiện các công việc chưa? Có những ngày rõ ràng công việc không tốn quá nhiều thời gian nhưng vì bạn không làm nên việc sẽ bị trì trệ và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc ngày kế tiếp.
Thế nên, hãy cứ đặt deadline cho từng công việc một cách hợp lý. Một giới hạn thời gian cụ thể cho mỗi công việc sẽ tạo động lực, thúc đẩy bạn không lề mề, không trì hoãn công việc của bản thân.
Não con người chỉ để ghi nhớ những điều quan trọng cần thiết, nếu những việc công cụ hỗ trợ được thì hãy nhờ máy móc bạn nhé. Hãy tận dụng các phần mềm quản lý công việc hiệu quả để ghi nhớ các công việc bạn phải làm và nhắc nhở bạn khi deadline đến. Điều này sẽ giúp công việc hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót việc.
Tương tự, nếu làm việc nhóm thì việc sử dụng công cụ để nhắc việc lại càng quan trọng. Các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn lên kế hoạch cụ thể và nhắc nhở các thành viên khi deadline đến gần.
Với những đầu việc cần sự hỗ trợ của các bộ phận khác, bạn nên thường xuyên trao đổi và kiểm tra tiến độ. Môi trường công sở không đơn giản là bạn làm tốt công việc của mình.
Có thể mọi người không để ý nhưng có nhiều đầu mục công việc khi hoàn thành cũng cần phải xét duyệt và có thể chỉnh sửa nếu sai sót thế nên tạo một khoảng thời gian để dự trù cho công việc là điều vô cùng quan trọng tránh trường hợp nước tới chân mới nhảy.
Dành thời gian chăm sóc bản thân, nghỉ ngơi đúng cách và ăn uống đầy đủ là một trong những cách quản lý công việc hiệu quả. Nếu bạn bỗng dưng ốm nặng chắc chắn sẽ bị ùn việc mà phải không. Chuẩn bị cho mình một nguồn năng lượng tích cực và tiếp tục hoạt động trong một ngày cũng là cách sắp xếp công việc hiệu quả đấy bạn nhé.
Là ứng dụng phát triển bởi Google, Google Calendar thể hiện được những tính năng vô cùng vượt trội.
Công cụ kết nối trực tiếp cùng Gmail và Drive. Đây là ứng dụng quản lý công việc theo lịch tốt nhất hiện tại trên thị trường. Với các bảng biểu cùng tính năng đặt lịch tiện ích và giao diện thân thiện với người dùng, đây chắc chắn là ứng dụng bạn không nên bỏ qua.
Microsoft OneNote là một sản phẩm mới có trong bộ Microsoft Office nổi tiếng mà họ đã bổ sung vào phiên bản Microsoft Office 2010 trở đi.
OneNote có thể sẽ vô cùng có ích cho bạn khi nó đã được cài sẵn vào máy trong bộ cài Microsoft Office, vừa tiện lợi để sử dụng mà vừa không cần phải đăng ký bất kỳ tài khoản nào.
Chức năng chính của phần mềm này là giúp bạn tạo ra các ghi chú việc làm từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào bạn cần ghi nhớ. Sở dĩ nó được nhiều người thích bởi vì nó có rất nhiều các tính năng đặc thù cho việc tạo note mà chưa có bất kỳ ứng dụng nào có thể so sánh được.
Bạn sẽ chẳng cần phải nhớ gì cả, Due sẽ nhớ và nhắc giùm. Ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng.
Nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả. Bạn cũng không cần tạo tài khoản, không cần cài đặt ngày bắt đầu hay kết thúc, chẳng cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hay danh mục. Quan trọng là bạn cần làm việc gì, hãy liệt kê vào Due, Due sẽ nhắc bạn.
Trên đây là 8 cách quản lý công việc hiệu quả mà bạn cần ghi nhớ. Hy vọng bài viết này hữu ích đến bạn.
