Mục lục
Mục lục
Năng suất làm việc của nhân viên có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Với tư cách là một người quản lý doanh nghiệp, bạn không chỉ là người theo dõi đánh giá năng lực nhân viên mà còn là người truyền cảm hứng cho họ. Vậy làm sao để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên? Cùng đọc bài viết sau để hiểu thêm nhé.
Năng suất làm việc của nhân viên hay còn gọi là KPI được định nghĩa là một nhân viên hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ được yêu cầu. Nó được đánh giá dựa trên chất lượng và hiệu quả đầu ra của họ. Hiệu suất cũng góp phần vào việc đánh giá về giá trị của một nhân viên đối với tổ chức. Mỗi nhân viên là một khoản đầu tư nghiêm túc của một doanh nghiệp, vì vậy lợi nhuận mà mỗi nhân viên mang lại phải rất đáng kể.
Việc đo lường năng suất làm việc của nhân viên sẽ khác nhau giữa các vai trò và phòng ban, nhưng nhìn chung có thể được đo lường bằng cách:
Tốc độ và hiệu quả: Mức độ hoàn thành trung bình của nhân viên trong một ngày, theo tháng hay theo quý. Có trở ngại nào cần giải quyết hoặc các nguồn lực có thể có để xem xét có thể tạo ra năng suất cao hơn không?
Chất lượng và chiều sâu: Công việc của nhân viên “tốt” như thế nào so với đồng nghiệp và các nhân viên khác trong cùng vai trò, lĩnh vực hoặc ngành? Nhân viên có đóng góp điều gì đó độc đáo cho vai trò của họ để mang lại giá trị gia tăng cho công ty không?
Tin tưởng và nhất quán: Nhân viên có bị phụ thuộc khi đưa ra các quyết định đúng đắn và thực hiện nhiệm vụ của họ đúng thời hạn hay không? Họ cần được quản lý tỉ mỉ hay có thể tự quản lý tốt? Họ có chứng minh được tiềm năng phát triển trong công ty hay mức độ tăng trưởng mình hay không?
Chi tiết cụ thể của các số liệu này sẽ khác nhau tùy thuộc vào chức năng công việc cụ thể. Tất cả nhân viên (và người giám sát của họ) nên được thống nhất dựa trên các mục tiêu và kỳ vọng làm cơ sở cho mỗi chỉ số. Bằng cách thiết lập các mục tiêu và thời hạn rõ ràng, mỗi nhân viên sẽ hiểu chính xác những gì được mong đợi ở họ.
Giao việc đúng người
Để tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên, nhà quản lý cần hiểu kỹ năng và phong cách làm việc của nhân viên. Trong team có thể có những người hướng nội giỏi những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ và những người hướng ngoại với nhiều ý tưởng sáng tạo và sức thuyết phục tuyệt vời. Thay vì phân công nhiệm vụ cho từng người một cách ngẫu nhiên, người quản lý cần tìm ra ai phù hợp nhất với công việc gì và có một bức tranh tổng thể rõ ràng. Giao đúng nhiệm vụ cho đúng người là cách tốt nhất để làm việc hiệu quả.
Tránh dồn task cho nhân viên cùng 1 lúc
Một trong những điều ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên là do một lúc ôm quá nhiều task. Việc dồn quá nhiều việc cho nhân viên cùng một lúc sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc, dẫn đến trễ deadline. Càng nhiều việc bị trễ tiến độ, nhân viên sẽ dễ rơi vào trạng thái áp lực, chán nản và giảm nhiệt huyết với công việc. Lúc này người quản lý cần đánh giá và cân bằng task cho các nhân viên trong team nhằm đảm bảo không ai bị quá tải trong khi những người khác lại đang rảnh rỗi. Ngoài ra, người quản lý cũng nên khuyến khích nhân viên lên tiếng nếu cảm thấy quá tải công việc, từ đó bổ sung nhân sự hỗ trợ nhằm đảm bảo việc được giao hoàn thành đúng tiến độ.
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Trong môi trường công sở, có nhiều yếu tố làm xao nhãng, giảm năng suất làm việc của nhân viên chẳng hạn như tin nhắn trong group, email, các cuộc họp… Để duy trì sự tập trung, doanh nghiệp cần giúp nhân viên loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng này. Quản lý bộ phận nên khuyến khích nhân viên, tận dụng đầu giờ làm việc của mỗi ca để xử lý các công việc quan trọng, nên dành 1 khoảng thời gian nhất định để xử lý email hoặc các tin nhắn trên group chat.
Ngoài ra, khi giao việc cho các nhân viên, người quản lý nên đưa ra deadline cụ thể. Với mốc thời gian hoàn thành được ấn định rõ ràng, nhân viên sẽ tập trung vào công việc hơn.
Thêm nữa, doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên sử dụng các phương pháp giúp tập trung cao như Pomodoro. Với phương pháp này, nhân viên sẽ sắp xếp công việc trong ngày thành các task nhỏ, ấn định thời gian làm việc theo guồng quay 25 phút cho 1 việc, giải lao 5 phút trước khi quay trở lại làm việc. Với việc chia nhỏ các task, nhân viên sẽ tập trung tốt hơn, hoàn thành dứt điểm 1 công việc trước khi chuyển sang các nhiệm vụ khác.
Chú trọng đào tạo nội bộ
Khi nói đến việc tăng năng suất làm việc cho nhân viên, cải thiện kỹ năng và năng lực nhân viên là một trong những cách hữu hiệu và lâu bền nhất. Khi nhân viên có đủ kỹ năng, kiến thức đáp ứng cho công việc, họ rút ngắn thời gian tìm hiểu sửa chữa các vấn đề, sai sót thường gặp phải khi giải quyết 1 việc vượt quá khả năng của năng lực chuyên môn. Có nhiều hình thức đào tạo mà doanh nghiệp có thể áp dụng như đào tạo ngoài công việc, đào tạo trong công việc. Tùy theo mục tiêu đào tạo cũng như khoảng trống kỹ năng, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách thức đào tạo phù hợp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tiến hành số hóa hình thức đào tạo nhằm hạn chế việc thực hiện tái đào tạo một cách thủ công, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và tối ưu chi phí.
Thúc đẩy văn hóa phản hồi và ghi nhận trong doanh nghiệp
Mỗi nhân viên khi đi làm đều hi vọng mọi nỗ lực mình bỏ ra đều được doanh nghiệp ghi nhận. Việc ghi nhận những thành quả, nỗ lực của nhân viên chính là cách hiệu quả nhất để tiếp thêm động lực làm việc cho họ. Ngoài ra, các quản lý cũng nên tích cực phản hồi về hiệu suất công việc cho các nhân viên dưới quyền để giúp họ kịp thời nhận ra và sửa chữa các khuyết điểm gặp phải trong quá trình làm việc.
Trên đây là những cách để nâng cao năng suất làm việc của nhân viên mà các nhà quản lý nên biết để có thể thúc đẩy nhân viên trong quá trình làm việc. Từ đó, công việc đạt kết quả cao, tăng lợi nhuận cho công ty.
