Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả

Công ty nào cũng cần workflow để vận hành hiệu quả. Vậy workflow là gì và cách xây dựng như thế nào? Tất cả sẽ có trong bài viết này.

1. Workflow là gì?

Workflow là từ ghép bao gồm “Work” và “flow” hai từ này dịch ra tiếng Việt có nghĩa lần lượt là: Công việc và Dòng chảy.

Nếu ghép lại với nhau chúng ta không thể dịch nghĩa đen là dòng chảy công việc mà chúng ta sẽ hiểu đây được gọi là quy trình công việc.

Quy trình là một trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị.

Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động chạy theo từng giai đoạn của quy trình. Giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hiệu suất và giảm thiểu sai sót, thời gian xử lý “tắc nghẽn” trong công việc.

2. Khi nào cần xây dựng workflow?

Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách áp dụng workflow. Vậy khi nào doanh nghiệp nên triển khai workflow? Một số yếu tố sau sẽ giúp bạn cân nhắc thời điểm xây dựng workflow cho doanh nghiệp là:

– Xây dựng Workflow trong các dự án nhiều quy trình, độ phức tạp cao.

– Công việc cần sự phối hợp từ nhiều phòng, ban và các thành viên trong nhóm, yêu cầu khả năng hợp tác và năng lực làm việc nhóm cao cũng cần quy trình làm việc để vận hành hiệu quả.

– Doanh nghiệp phải xây dựng workflow khi nhân sự có nhiều bộ phận, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ các quy trình làm việc với nhau.

– Doanh nghiệp muốn cải tiến quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian, công sức nhân lực hơn thì nên xây dựng workflow.

3. Các bước xây dựng quy trình workflow là gì?

Nếu đã hiểu workflow là gì chắc hẳn nhiều nhà quản trị lúc này sẽ muốn biết cách xây dựng workflow hiệu quả. TAKAs sẽ chỉ bạn trong mục này.

Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu ban đầu

Để xây dựng và cải thiện một workflow, đầu tiên bạn cần hiểu phương pháp hoạt động của quy trình công việc workflow là gì? Workflow được quản lý bằng bản thảo giấy hay được quản lý bằng kỹ thuật số và chủ đề email. Các tác vụ được thực hiện bởi ai và được phê duyệt thông qua ai? Tất cả điều này đều cần phải xác định.

Các nguồn dữ liệu tạo nên một quy trình công việc không chỉ giới hạn ở các biểu mẫu và quy trình vận hành mà còn bao gồm những người tham gia vào quá trình hiện tại. Thế nên bạn cũng cần thảo luận với những người sẽ đóng góp vào quy trình này, tìm ra những khó khăn họ mắc phải khi vận hành phương pháp hiện tại.

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ phải làm

Sau khi hoàn thành bước xác định nguồn dữ liệu thì bước 2 bạn cần lên một list các nhiệm vụ cần thực hiện nối tiếp nhau. Nếu Workflow phức tạp thì sẽ có dạng một biểu đồ kèm theo đó là chuỗi công việc liên kết song song.

Chính vì vậy, người dùng cần xác định rõ mục tiêu, cấu trúc dữ liệu để thiết kế nên một quy trình tương ứng.

Bước 3: Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Bước tiếp theo khi đã liệt kê rõ từng nhiệm vụ thì bạn cần xem xét những cá nhân nào phù hợp để lựa chọn tham gia vào quy trình Workflow đã lập sẵn. Đã là một quy trình thì phải thực hiện xuyên suốt tức nhân viên phải được phân công, phải biết vai trò của mình để thực hiện các bước trong công việc mà không cần bị động đợi chờ ai cho phép. Hoặc nếu cần sự cho phép thì phải có nhân sự xét duyệt cụ thể để mọi thứ được trở nên nhanh chóng.

Bước 4: Thiết kế sơ đồ Workflow

Lên ý tưởng thiết kế cách vẽ Workflow sao cho phù hợp với quy trình làm việc là bước hết sức quan trọng bởi sơ đồ sẽ giúp người dùng hình dung một cách trực quan các nhiệm vụ để thực hiện dễ dàng hơn. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi chi tiết thời gian thực để hoàn thành đúng tiến độ.

Nếu không thành thạo vẽ sơ đồ quy trình bằng tay bạn có thể lựa chọn các công cụ phần mềm có sẵn những tính năng tiện ích. Các phần mềm này sẽ giúp bạn thiết kế sơ đồ tùy ý bất kể quy trình có phức tạp đến đâu cũng có thể thực hiện được.

Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Đây là bước “cực kỳ” quan trọng để nhận xét cũng như kiểm tra xem quy trình công việc mà bạn tạo ra có ứng dụng tốt khi vận hành không?

Quy trình chạy thử này cần điều động tất cả nhân lực tham gia để mọi người cùng đánh giá khách quan, chi tiết cũng như tìm ra những khuyết điểm để loại bỏ cũng như giữ lại những bước cần thiết.

Bước 6: Hướng dẫn nhóm, tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới

Quy trình làm việc của công ty đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Để doanh nghiệp vận hành được “mượt” thì nhân sự phải nắm vững quy trình thế nên sau khi tạo ra workflow thì cần phải có một buổi training hướng dẫn, tổ chức áp dụng mô hình này vào quy trình làm việc điều này sẽ giúp nhân viên của công ty bạn tự tin hơn khi sử dụng. Trong bước này thì người tạo ra workflow cũng cần chia sẻ cách thức, mẹo, giống như “hướng dẫn sử dụng” để từng cá nhân thực hiện hiểu rõ hơn vai trò của mình. bạn chia sẻ cách thức lập nên một Workflow hoàn chỉnh để các học viên có thể nắm bắt rõ ràng, hình dung một cách trực quan. Từ đó, từng cá nhân sẽ hiểu rõ vai trò cũng như nhiệm vụ của mình.

Bước 7: Triển khai Workflow

Cuối cùng sẽ là một buổi rehearsal đúng nghĩa. Bạn phải vận hành để chắc chắn không xảy ra sai sót hoặc nếu có thì sẽ điều chỉnh kịp thời. Đầu tiên bạn nên chọn ra một nhóm để áp dụng mô hình làm việc mới trong một khoảng thời gian nhất định để test hiệu ứng. Khi đó, bạn sẽ có được kết quả đánh giá chính xác nhằm tiếp tục duy trì Workflow hay rút lại để điều chỉnh hoàn hảo hơn.

Như vậy bài viết này đã trả lời được câu hỏi Workflow là gì? Và hướng dẫn các bạn cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả. Hy vọng bài viết này hữu ích đến quý bạn đọc.