Tổng đài ảo là gì? Những lý do nên sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, dịch vụ tổng đài ảo là giải pháp tốt nhất hiện nay. Bởi nó tiết kiệm cho các công ty rất nhiều chi phí khi triển khai, mang lại sự tiện lợi với các gói thuê tổng đài ảo chất lượng, tiết kiệm. Cùng tìm hiểu qua bài viết sau để biết thêm về tổng đài ảo nhé.

1. Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo hay còn được gọi là Hosted PBX, Cloud PBX, Vitural PBX, v.v., là một hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp được lưu trữ đầy đủ trên các máy chủ trong trung tâm dữ liệu bên ngoài và được phân phối qua Internet. Các hệ thống PBX ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn các hệ thống điện thoại PBX truyền thống và dễ cài đặt ngay cả đối với những quản trị viên không có kỹ thuật.

2. Tổng đài ảo ứng dụng cho những khách hàng nào?

Không thể phủ nhận, tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng góp phần mang lại thành công cho người dùng. Hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo áp dụng cho nhiều đối tượng khách hàng, cụ thể:

– Doanh nghiệp cần một tổng đài nhưng không muốn tốn nhiều chi phí cho một tổng đài riêng.

– Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên hoạt động ở các địa điểm khác nhau.

– Doanh nghiệp chưa văn phòng cố định.

– Doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng.

3. Lợi ích của việc sử dụng tổng đài ảo là gì?

3.1. Đối với doanh nghiệp sử dụng

Doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để xây dựng hệ thống. Ngoài ra, việc bảo trì và nâng cấp thường xuyên được thực hiện bởi nhà cung cấp để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Khắc phục sự cố và hỗ trợ trong trường hợp có sự cố hoặc vấn đề được xử lý bởi một nhà thầu bên ngoài. Không cần thuê nhân viên chuyên dụng để quản lý các hệ thống này, thay đổi cấu hình hoặc thêm dịch vụ mới.

3.2. Đối với đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo

Sử dụng công nghệ đám mây, kiến ​​trúc đa tầng và giảm thiểu chi phí, các nhà cung cấp hệ thống có thể cung cấp dịch vụ điện thoại cho hàng trăm hoặc hàng nghìn khách hàng cùng một lúc một cách hiệu quả. Họ có thể triển khai kinh nghiệm, chuyên môn và vốn của mình trong các lĩnh vực có nhu cầu lớn nhất.

4. Những lý do nên sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?

Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp sẽ phải chi ra một khoản chi phí không hề nhỏ để mua tổng đài truyền thống lắp đặt tại cơ sở. Mà mô hình này khá đắt đỏ, nó cũng đòi hỏi những kỹ năng nội bộ để có thể quản trị công nghệ thông tin và bảo trì kỹ thuật thiết bị điện thoại.

Giảm bớt công việc cho nhân sự

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự và người quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng

Ngày nay, các kênh bán hàng online đang dần trở thành xu hướng vì sự tiện lợi của nó. Cũng vì thế mà việc trả lời những thắc mắc của khách hàng cũng như những đơn đặt hàng mới đòi hỏi phải nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cho nên việc đầu tư một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất cần thiết.

Tổng đài ảo sẽ khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống

Cuộc gọi từ bên ngoài sẽ được đẩy trực tiếp tới số máy nhánh và số di động của những nhân viên phụ trách bộ phận. Với tiện ích này, dù người nhận cuộc gọi có ở đâu cũng có thể trả lời máy.

5. Tổng đài ảo hơn tổng đài truyền thống ở điểm nào?

– Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.

– Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống. Lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc). Vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn. Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.

– Gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thành

– Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn

– Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu

– Dễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi

– Dễ dàng mở rộng hệ thống

– Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng