Triển khai phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Việc quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và hiệu quả của tổ chức. Vì vậy, đây là nhiệm vụ được đặt lên hàng đầu tại rất nhiều doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM hiệu quả là bước đầu tiên để hỗ trợ cho việc quản lý, xây dựng đội ngũ nhân sự tài năng, động viên và giữ chân nhân viên tại doanh nghiệp.

1. Các tính năng nổi bật của hệ thống phần mềm quản lý nhân sự cần thiết cho doanh nghiệp

– Quản lý cơ cấu tổ chức bao gồm danh sách đơn vị/phòng ban, sáp nhập/giải thể đơn vị, mô hình tổ chức đơn vị và kế hoạch nhân sự hàng năm.
– Quản lý tuyển dụng bao gồm lên định biên nhân sự hàng năm, lên quy trình tuyển dụng, cập nhật và lưu trữ thông tin ứng tuyển, đánh giá và thi tuyển online, thực hiện lên chế độ chính sách, thực hiện gửi email đàm phán với ứng viên, chuẩn bị thủ tục tiếp nhận, tiếp nhận ứng viên và tự động sinh hồ sơ nhân sự.
– Quản lý nhân sự bao gồm thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng/pháp lý, quá trình công tác và chính sách, chế độ, bảo hiểm.
– Chấm công tính lương bao gồm cấu hình ca làm việc, kí hiệu chấm công linh hoạt, phân ca làm việc, cho phép cấu hình nghỉ lễ/nghỉ kế hoạch/làm bù, chấm công tháng, tổng hợp chấm công tháng và báo cáo chấm công.
– Quản lý đào tạo bao gồm lập kế hoạch, thành lập lớp học, tổ chức đào tạo và kết quả đào tạo.
– Quản lý đơn từ bao gồm khởi tạo yêu cầu, phê duyệt và thống kê, kiểm soát.
– Biến động lao động bao gồm lao động mới tăng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, kiêm nhiệm, biệt phái, gián đoạn và thôi việc.
– Báo cáo thống kê bao gồm hệ thống cảnh báo, nhắc nhở nghiệp vụ, biểu đồ thống kê và phân tích nhanh, hệ thống báo cáo theo mẫu có sẵn, hệ thống báo cáo động và tìm kiếm thông minh. Hệ thống này còn cho phép phân quyền xem các loại báo cáo linh hoạt tùy theo đối tượng người dùng.

2. Một số kinh nghiệm hữu ích trong việc lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý nhân sự

– Phân tích nhu cầu: Trước khi bắt đầu tìm kiếm phần mềm, hãy xác định rõ nhu cầu quản lý nhân sự của tổ chức. Việc này giúp bạn chọn được phần mềm phù hợp với yêu cầu của mình.
– Tìm kiếm phần mềm phù hợp: Sau khi phân tích nhu cầu, bạn nên tìm kiếm và so sánh các phần mềm quản lý nhân sự khác nhau. Nên lưu ý đến tính năng, giá cả, dễ sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật.
– Lựa chọn phần mềm có tính linh hoạt: Phần mềm quản lý nhân sự cần phải đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của tổ chức, do đó tính linh hoạt là một yếu tố quan trọng.
– Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo và hướng dẫn sử dụng phần mềm mới. Điều này sẽ giúp tăng tính hiệu quả của phần mềm và đảm bảo nhân viên có thể sử dụng nó đúng cách.
– Phân phối các tính năng: Hãy xác định các tính năng cần thiết và ưu tiên chúng theo thứ tự quan trọng. Việc này giúp cho quá trình triển khai được dễ dàng và hiệu quả hơn.
– Triển khai phần mềm một cách chặt chẽ: Kế hoạch triển khai phần mềm cần được thực hiện một cách chặt chẽ và được quản lý tốt. Việc này giúp đảm bảo rằng phần mềm sẽ hoạt động đúng cách và được sử dụng đầy đủ.
– Cập nhật phần mềm thường xuyên: Việc cập nhật phần mềm định kỳ giúp tăng tính năng suất và đảm bảo rằng phần mềm hoạt động tốt nhất có thể.
Vì vậy, doanh nghiệp luôn cần nắm rõ nhu cầu sử dụng và tham khảo chi phí kỹ lưỡng khi chọn phần mềm.

Bài viết được chia sẻ bởi anh Đỗ Ngọc Phi Cường, Chief Executive Officer tại TAKAS Technology hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nắm giữ vai trò chiến lược, định hướng, chính sách, nguồn lực con người và công nghệ của TAKAS Technology. Anh là người hoạch định chiến lược cho các sản phẩm, dịch vụ mới, tham gia các dự án chuyển đổi số cùng khách hàng lớn của TAKAS Technology.