Những điều cần lưu ý trước khi triển khai phần mềm HRM quản lý nhân sự

Các công ty ngày nay đang ngày càng chú trọng đến việc đầu tư mua các phần mềm quản lý nhân sự nhằm giảm bớt gánh nặng các công việc thủ tục như tính lương, duyệt hồ sơ nhân viên, theo dõi ngày nghỉ, và nhiều công việc khác.

Các hệ thống quản trị nhân sự và phần mềm HRM hiện đại còn cung cấp các tính năng ưu việt hơn so với các tiêu chuẩn cơ bản. Chúng tập trung vào các chức năng hiệu quả hơn, ví dụ như quản lý nhân tài để tăng cường vai trò của bộ phận nhân sự trong công ty. Nếu bạn không biết nên bắt đầu từ đâu, các bước sau sẽ giúp giảm bớt nỗi lo trước mắt.

1.  Xác định nhu cầu về hệ thống quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự căn bản: Tập trung vào 3 phân hệ cơ bản: quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý công việc và tính lương. Phần mềm HRM căn bản thích hợp với doanh nghiệp nhỏ, giải quyết các bài toán quản trị nhân sự cơ bản. Nó chủ yếu hỗ trợ cho bộ phận nhân sự và quản trị viên.
Quản lý nhân sự trọn vẹn: Phần mềm quản lý nhân sự trọn vẹn cho phép doanh nghiệp thực hiện các quy trình nội bộ liên quan đến tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân sự. Tuy nhiên, nó chỉ hỗ trợ các công việc cơ bản và chưa đi sâu vào chiến lược nhân sự. Vì vậy, phần mềm HRM trọn vẹn thích hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Quản lý nhân sự chiến lược: Phần mềm quản lý nhân sự chiến lược linh hoạt hơn so với hai loại trên. Ngoài các chức năng cơ bản, nó còn hỗ trợ cho chiến lược tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân sự. Đặc biệt, nó dự báo và quản lý định biên nhân sự, ngân sách nhân sự và nhắm đến mọi thành viên trong tổ chức, kể cả những ứng viên tiềm năng. Vì vậy, phần mềm HRM chiến lược thích hợp với doanh nghiệp và tập đoàn lớn đang tập trung phát triển nguồn nhân lực.

2. Những lưu ý trước khi triển khi phần mềm HRM quản lý nhân sự

Khi quyết định mua phần mềm HRM quản lý nhân sự, có một số lưu ý mà bạn nên xem xét để đảm bảo rằng bạn đang đầu tư vào sản phẩm phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn.

Trước tiên, bạn cần tạo ra các yêu cầu chi tiết và thiết lập đúng các kỳ vọng. Điều này đòi hỏi bạn phải hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của tổ chức, và chỉ định các chức năng và tính năng cần thiết cho phần mềm quản lý nhân sự. Không nên có kỳ vọng quá cao về khả năng giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực của tổ chức, vì mỗi sản phẩm phần mềm chỉ có thể tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu nhất định cho những tổ chức khác nhau.

Thứ hai, bạn cần xác định ngân sách và nhu cầu về phần mềm của bạn. Hãy tìm kiếm các sản phẩm có thể đáp ứng chính xác nhu cầu của tổ chức của bạn và phù hợp với ngân sách của bạn.

Thứ ba, hãy xem demo trước khi quyết định. Một buổi demo chạy thử phần mềm sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các chi tiết và chức năng công cụ cũng như đánh giá chất lượng sản phẩm. Hãy gọi cho đối tác cung cấp các giải pháp nhân sự và sắp xếp một buổi để thuyết trình demo hoặc offline ngay tại nơi làm việc của bạn.

Cuối cùng, bạn cần hiểu rõ các điều khoản về hợp đồng và giấy phép. Hãy đọc kỹ các giấy phép phần mềm và hiểu rõ về các điều khoản và điều kiện đã được quy định rõ ngay trong hợp đồng. Bạn cần chắc chắn rằng việc chỉnh sửa và thay đổi nhu cầu bổ sung phải được thực hiện và được quy định rõ ràng trong hợp đồng.

Bài viết được chia sẻ bởi anh Đỗ Ngọc Phi Cường, Chief Executive Officer tại TAKAS Technology hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nắm giữ vai trò chiến lược, định hướng, chính sách, nguồn lực con người và công nghệ của TAKAS Technology. Anh là người hoạch định chiến lược cho các sản phẩm, dịch vụ mới, tham gia các dự án chuyển đổi số cùng khách hàng lớn của TAKAS Technology.