Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty

Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng. Vậy bạn có biết cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty?

1. Quy trình kinh doanh là gì?

Đầu tiên muốn hiểu quy trình kinh doanh là gì thì cần phải biết quy trình là gì. Theo đó, quy trình là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị.

Như vậy, quy trình kinh doanh là trình tự thực hiện mà doanh nghiệp giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể. Mỗi bộ phận sẽ thực hiện chuyên môn hóa nhiệm vụ để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất mà doanh nghiệp hướng đến.

2. Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là việc phân tích, ghi lại một quy trình được thực hiện trong tổ chức. Thành quả cuối cùng là một sơ đồ. Sơ đồ này cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp mọi người hiểu rõ vị trí, công việc của mình trong dự án để hướng đến kết quả cuối cùng tốt nhất.

3. Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Quy trình kinh doanh được phân thành 3 loại cụ thể như: Quy trình hoạt động: những quy trình cung cấp dịch vụ đến khách hàng; Quy trình hỗ trợ: là các quy trình như tuyển dụng, training, trả lương; Quy trình quản lý: ví dụ quy trình hoạch định chiến lược, đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Vậy nên trước khi bắt tay vào thiết kế thì cần phải biết loại sơ đồ quy trình cũng như suy nghĩ nội dung, hình thức muốn truyền đạt trong quy trình.

Thu thập các loại nội dung, lên dàn ý để cân nhắc thông tin muốn truyền đạt trong sơ đồ quy trình.

Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán để có giao diện sạch sẽ và chuyên nghiệp

Sơ đồ quy trình nếu không được sắp xếp logic sẽ dễ trở nên lộn xộn và khó theo dõi, đặc biệt là những sơ đồ có nhiều bước và điểm quyết định.

Bạn có thể giữ cho sơ đồ của mình trông sạch sẽ bằng cách:

• Giữ cho các hình dạng có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau
• Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng một vị trí trên hình dạng cho mỗi bước
• Sử dụng khoảng cách nhất quán (trừ khi bạn muốn chỉ ra các nhóm, như ví dụ bên dưới)
• Sắp xếp các luồng từ các điểm quyết định một cách nhất quán (nghĩa là không ở bên trái, có ở bên phải)
• Giảm số lượng khúc cua và góc trong đường kết nối

Ví dụ bạn có thể tham khảo mẫu sơ đồ dưới đây:

Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

Màu sắc trong sơ đồ kinh doanh không phải nhằm mục đích trang trí hay bắt mắt mà nó còn phục vụ nhấn mạnh mục đích, phân biệt các nội dung mà sơ đồ quy trình muốn nhắc đến.

Nên cân nhắc sử dụng các màu tương phản như đỏ và xanh lá cây hoặc cam và xanh lam để phân biệt giữa dòng chảy tích cực và tiêu cực (và hiển thị các bước đều đặn bằng màu trung tính).

Bạn cũng có thể thêm các biểu tượng để làm rõ hoặc thu hút sự chú ý đến các bước chính hoặc để làm cho thiết kế hấp dẫn hơn, như trong ví dụ đồ họa thông tin về quy trình này.

Có thể tham khảo sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty dưới đây:

Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin

Bạn có thể sử dụng các yếu tố như đường viền, hình dạng và mốc thời gian để chuyển đổi bất kỳ sơ đồ cơ bản nào thành sơ đồ trực quan hóa thông tin phức tạp hơn.

Bao gồm nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

Nếu bạn đang sử dụng bất kỳ ký hiệu nào không chuẩn hoặc không dễ hiểu, đừng quên thêm nhãn hoặc thêm chú thích cho người đọc của bạn.

Mặc dù người đọc của bạn chắc chắn có thể suy luận dựa trên nội dung, nhưng sơ đồ của bạn sẽ dễ sử dụng hơn (và nắm bắt nhanh hơn) nếu bạn rõ ràng bất cứ khi nào bạn có thể.

Điều đó có nghĩa là gắn nhãn bất kỳ luồng nào ra khỏi các điểm quyết định, nếu bạn có chúng, như nhãn “cao” và “thấp” trong lưu đồ này:

4. Các loại quy trình kinh doanh

• Quy trình làm việc của phòng kinh doanh
• Quy trình nghiệp vụ quản lý khách sạn
• Quy trình làm việc phòng kinh doanh
• Quy trình triển khai thương mại điện tử
• Quy trình kinh doanh của công ty

Trên đây là toàn bộ thông tin về Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh của công ty. Hy vọng bài viết hữu ích đến quý doanh nghiệp.