Những dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp đang cần phần mềm CRM

Doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, CRM là một công cụ quản trị mối quan hệ với khách hàng (KH) không thể thiếu. Việc đầu tư vào CRM có tính chiến lược cao nếu bạn đang băn khoăn về việc cần hay không cần sử dụng CRM. Bài viết dưới đây, TAKAS gợi ý những dấu hiệu giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư vào CRM một cách kỹ càng hơn.

1. Dữ liệu bị phân tán, khó kiểm soát

Nếu dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp đang phân tán trên nhiều nơi như Excel, Google Drive, Outlook, Gmail, sổ ghi chú, và doanh nghiệp còn tương tác với khách hàng qua nhiều kênh như Website, Zalo, Facebook, Landing pages, thì đó là dấu hiệu rõ rệt cho thấy doanh nghiệp cần sử dụng một giải pháp CRM. CRM sẽ tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và tập trung tất cả dữ liệu về một nơi duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn.

2. Dữ liệu không nhất quán, có số lượng dữ liệu rác nhiều

Việc có nhiều dữ liệu trùng lặp và rác là một tình trạng phổ biến cho thấy cần có một hệ thống CRM. Kết quả của việc trùng lặp dữ liệu và số lượng dữ liệu rác cao sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc sử dụng lại dữ liệu cho hoạt động tiếp theo như tiếp thị, bán hàng và chăm sóc sau bán hàng. Ví dụ, có thể gặp trường hợp một khách hàng bị gọi điện nhiều lần trong một thời điểm hoặc nhận được nhiều email với nội dung giống nhau hay nhân viên kinh doanh không biết khách hàng đã có giao dịch với công ty trước đó hay không.

Sử dụng phần mềm CRM có tính năng tìm trùng, lọc trùng, gộp trùng, và chặn trùng dữ liệu sẽ giúp giảm tối đa vấn đề trùng lặp dữ liệu.

3. Không có tính chia sẻ và kế thừa

Đây là một vấn đề phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Nhưng sử dụng CRM có thể giúp giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép tất cả các bộ phận làm việc trên cùng một hệ thống và sử dụng chung một nguồn dữ liệu. CRM cũng có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc bằng cách cho phép các bộ phận sử dụng lại kết quả công việc của nhau, và bàn giao dữ liệu giữa các nhân viên dễ dàng.

4. Quản lý dữ liệu bất bảo mật, không có phân quyền và phân cấp.

Điều này có thể được chứng minh bởi việc quản lý không thể phân vùng hoặc phân quyền thao tác chi tiết trên dữ liệu theo quyền hạn của nhân viên. Hiện nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng MS Excel hoặc Google Drive làm kênh lưu trữ dữ liệu khách hàng chính. Tuy nhiên, các phần mềm này còn rất nhiều hạn chế về phân quyền và bảo mật. Do đó, chủ doanh nghiệp nên tìm kiếm các công cụ quản trị bảo mật, phân quyền dữ liệu tốt như CRM hoặc ERP để áp dụng từ đầu để tránh việc gặp rắc rối sau này.

CRM có thể giúp doanh nghiệp có góc nhìn 360 độ về khách hàng bằng cách tích hợp với hệ thống trong-ngoài và lưu vết toàn bộ dữ liệu tương tác của phòng ban và nhân viên với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khách hàng và làm hài lòng họ hơn.

5. Doanh nghiệp không có góc nhìn toàn diện về khách hàng

CRM có thể giúp doanh nghiệp có góc nhìn 360 độ về khách hàng bằng cách tích hợp với hệ thống trong-ngoài và lưu vết toàn bộ dữ liệu tương tác của phòng ban và nhân viên với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khách hàng và giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng.

6. Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban

Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận và phòng ban trong một doanh nghiệp là dấu hiệu rõ ràng cần sử dụng hệ thống CRM. Các dấu hiệu gồm có: chậm phản hồi giữa các phòng ban, công việc chung bị trễ tiến độ, thiếu công cụ giám sát, nhắc nhở, và thông báo chung. Hệ thống CRM có thể giúp giải quyết những vấn đề này với các công cụ như quản lý dự án, lịch làm việc, và tác vụ. Tuy nhiên, nguyên nhân có thể là ý thức con người hoặc quy trình nội bộ của doanh nghiệp.

7. Hoạt động bán hàng không được kiểm soát

CRM cung cấp các công cụ hỗ trợ tiếp thị và bán hàng chuyên nghiệp, giúp cho chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý cải thiện sự kiểm soát trong hoạt động bán hàng, nhằm giải quyết các vấn đề như khó nắm bắt hoạt động của nhân viên, xác định nguồn khách hàng chất lượng, đánh giá nhân viên, nắm bắt c

8. Khách hàng trung thành ít, tỷ lệ giữ chân và quay lại mua hàng thấp

Khi số lượng khách hàng cũ quay lại giảm và chủ yếu từ nguồn khách hàng mới hoặc phản hồi tiêu cực từ khách hàng tăng, điều này cho thấy doanh nghiệp thiếu một công cụ quan trọng để giữ chân khách hàng. Chính vì vậy CRM có tác dụng giữ chân khách hàng và tăng tỷ lệ quay lại mua hàng. Bằng cách hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và theo dõi tiến độ mối quan hệ với khách hàng, giúp đảm bảo rằng khách hàng được hỗ trợ và quản lý tốt hơn, tăng khả năng giữ chân khách hàng và tỷ lệ quay lại mua hàng.

9. Thiếu hệ thống quản lý báo cáo và điều hành từ xa

Báo cáo của nhân viên phải làm thủ công, thường gặp trễ hạn và không chính xác, có nhiều sai sót hoặc tốn nhiều thời gian, đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý báo cáo tổng thể như CRM hoặc ERP. Chủ doanh nghiệp cũng cần công cụ quản trị từ xa để dễ dàng quản lý doanh nghiệp mà không phải đến công ty. CRM giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt các hoạt động của công ty từ xa thông qua điện thoại. Nếu có sự cố nghiêm trọng, hệ thống sẽ cảnh báo qua tin nhắn, email hoặc thông báo trên màn hình điện thoại, giúp chủ doanh nghiệp luôn chủ động và xử lý kịp thời.

Trên đây là những dấu hiệu chung mà các doanh nghiệp chưa sử dụng CRM thường gặp phải. CRM có thể giúp giải quyết những vấn đề và khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp. Tuy nhiên, sự biểu hiện của dấu hiệu có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề và tình hình của từng doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp vấn đề, hãy xem CRM là một giải pháp ưu tiên.

Bài viết được chia sẻ bởi anh Đỗ Ngọc Phi Cường, Chief Executive Officer tại TAKAS Technology hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nắm giữ vai trò chiến lược, định hướng, chính sách, nguồn lực con người và công nghệ của TAKAS Technology. Anh là người hoạch định chiến lược cho các sản phẩm, dịch vụ mới, tham gia các dự án chuyển đổi số cùng khách hàng lớn của TAKAS Technology.